• Schnelle Internetverbindung und technische Ausstattung sind für Mitarbeiter die wichtigsten Faktoren bei der Arbeitsplatzgestaltung
  • Mitarbeiter verfügen im Homeoffice teils über besseres Equipment für digitales Arbeiten als im Büro
  • Mangelnde Sicherheitsvorkehrungen beim mobilen Arbeiten bieten Einfallstor für Hacker

 

Zum digitalen Büro ist es noch ein weiter Weg. Denn aktuell ist ein Großteil der deutschen Arbeitsplätze nicht so ausgestattet, dass Wissensarbeiter wirklich digital arbeiten können. Viele administrative Tätigkeiten, die digital deutlich schneller zu bewältigen sind, werden nach wie vor analog ausgeführt. Das zeigt die „Digital Working Studie“ von Host Europe, die auf einer Umfrage von YouGov unter 1.000 Angestellten mit Büroarbeitsplätzen basiert.

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Homeoffice besser ausgestattet als der Arbeitsplatz

Für Mitarbeiter mit Bürotätigkeit sind eine schnelle Internetverbindung und eine gute technische Ausstattung die zwei wichtigsten Elemente, um sich am Arbeitsplatz wohlzufühlen – weit vor weichen Faktoren wie dem Austausch mit Kollegen oder einer guten Verpflegung. Ein Standardbüroarbeitsplatz besteht aus einem Festnetztelefon (83%), Schreibmaterial und Bürozubehör (73%), einem stationären Computer (68%) und verfügt meist über eine Internetverbindung per LAN (51%). Ein Faxgerät (49%) gibt es noch sehr viel häufiger als etwa Laptops (37%), Smartphones (29%), Tablets (14%) oder Equipment für Videokonferenzen (19%). Um rundum digital und ortsflexibel zu arbeiten, sind demnach erst wenige Arbeitsplätze ausgestattet.

Knapp die Hälfte aller Büroangestellten arbeitet gelegentlich zuhause oder mobil. Teilweise haben Mitarbeiter im Homeoffice gar die besseren Bedingungen für digitales Arbeiten: Hier gehören Laptop (69%), Smartphone (66%) und WLAN (66%) zur Grundausrüstung. Auch Tablet (33%), Zugang zu Cloud-Speicher (31%) und Headset sowie Webcam für Videotelefonie (40%) sind eher zu finden als an einem Büroarbeitsplatz.

„Digitales Arbeiten spart Ressourcen und Zeit der Mitarbeiter und trägt damit zu einer gesteigerten Wettbewerbsfähigkeit bei. Mitarbeiter haben durch digitales und ortsungebundenes Arbeiten größere Flexibilität, Beruf und Privatleben in Balance zu bringen. Zwar sprechen alle von Digitalisierung, doch bei der technischen Ausstattung als zwingender Voraussetzung dafür ist aktuell in vielen Büros noch Luft nach oben. Unternehmen, die Prozesse digitalisieren wollen, sollten mit der Arbeitsplatzausstattung ihrer Wissensarbeiter beginnen“, so Dr. Claus Boyens, Geschäftsführer von Host Europe.

Weiter Weg zum papierlosen Büro

Kaum eine Bürotätigkeit wird schon vollständig digital ausgeführt. Zeiterfassung (59%), Kalenderführung (49%), Protokolle (48%) und Schriftverkehr (36%) werden am ehesten rein digital erledigt. Meetings und Teambesprechungen (19%) gehören neben Unterschriften (9%) zu den nachvollziehbar am wenigsten digitalisierten Prozessen. Doch selbst die Dokumentenablage (28%) und Terminabstimmung (34%) erfolgt nur beim geringeren Teil der Büroangestellten rein digital.

Zu den mühseligsten Bürotätigkeiten gehören für Mitarbeiter die Terminfindung bei großen Gruppen (25%), Suche nach älteren Dateien (21%), E-Mail-Bearbeitung (19%), Meetings (18%) und Dokumentenablage (14%). Dabei könnte die Digitalisierung gerade dieser Prozesse dazu beitragen, die ungeliebten Tätigkeiten zu beschleunigen. Cloud-Dienste wie Office 365 vereinfachen und automatisieren Dokumentenmanagement, Kalendersynchronisation und E-Mail-Bearbeitung. Wenn beispielsweise mehrere Kollegen ein Dokument bearbeiten, werden in den meisten Fällen zwischen zehn und 50 E-Mails zur Abstimmung verschickt. Kollaboratives Arbeiten an Dateien in der Cloud kann die E-Mail-Flut eindämmen und Abstimmungsprozesse verschlanken.

Sicherheit wird vor allem im mobilen Büro vernachlässigt

Je mehr Prozesse digitalisiert werden, desto wichtiger wird es, digitale Geräte und Dokumente zu schützen. Doch auch hier besteht noch erheblicher Nachholbedarf auf dem Weg zum digitalen Deutschland. Immerhin 70 Prozent der Befragten geben an, dass ihr Arbeitsplatz im Büro mit aktuellem Antivirenprogramm und ihr Postfach mit Spam-Filter geschützt sind. Das bedeutet aber auch, dass noch 30 Prozent keine entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen ergreifen. Übrigens liegt auch bei der Sicherheitsausstattung das Homeoffice mit einem Schutzniveau von 75 Prozent leicht vor den Büroarbeitsplätzen. Außerdem werden nur 56 Prozent der Arbeitsdaten – egal ob Büro- oder Heimarbeitsplatz – mit einem Backup gesichert.

Fatal sind die Sicherheitsvorkehrungen beim Arbeiten unterwegs: 64 Prozent haben keinen Passwortschutz für ihre mobil genutzten Geräte. Mobile Endgeräte sind in 71 Prozent der Fälle nicht mit Antivirensoftware ausgestattet. Nur eine Minderheit vermeidet riskantes Verhalten, indem sie den persönlichen Hotspot und die Bluetooth-Verbindung ausschaltet, wenn diese nicht benötigt werden, und das automatische Wiederverbinden mit öffentlichen WLANs deaktiviert. Drei Viertel der Befragten gehen demnach sehr unbedarft mit den dienstlich genutzten mobilen Endgeräten um.

Zur Methodik

Die Daten basieren auf einer gemeinsamen Umfrage von YouGov und Host Europe. An der Befragung zwischen dem 27.04.2016 – 04.05.2016 nahmen 1.000 Angestellte mit Büroarbeitsplatz teil.

Quelle: HOST Europe